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業務改善の型としてのご提案です。導入実績・成果保証を示すものではありません。
THE CHALLENGE
どこで、仕事が止まるのか。
毎回ゼロから作成している
構成はほぼ同一にもかかわらず、そのつど作り直しています。
数値を手作業で収集している
資料に記載する実績を、別の場所から手で転記しています。
様式が提出先ごとに異なる
提出先ごとに書式が異なり、転記のたびに誤りが発生します。
資料作成で価値があるのは、何を伝えるかを決定する部分です。そこに時間が残っていません。
HOW IT WORKS
解決の流れ：様式を定め、下書きまで用意する
構成が固定されているものから着手する
月次報告や定例の共有資料など、毎回様式が決まっているものを選定します。
数値の取得元を接続する
実績データの保管場所を定め、そこから要約が生成されるようにします。手入力を廃止します。
様式へ反映する
提出先ごとの書式へ、そのまま反映されるようにします。
人が構成と主張を検討する
下書きの修正から着手します。会議で使用する表現に整えるのは人の担当です。
人が判断するところ対外資料は確認工程を残す
社外へ提出するものは、数値と表現を人が確認したうえで確定します。
仕事は、こう変わる。
いま
定例の資料を毎回ゼロから作成し、数値の収集と体裁の調整で時間が終わっていました。
これから
数値の要約と下書きが用意され、人は構成と主張の検討から着手できる運用が見込めます。
社外や行政へ提出する資料は、内容と数値を人が確認したうえで確定します。仕組みが用意するのは、下書きまでです。
判断を、次の基準へ。
人が手を入れた箇所は、次のドラフトの書き方に反映します。修正の傾向が溜まるほど、手直しの量が減っていく形にします。
残ったデータを、経営の判断へ。
作成の頻度と差戻しの理由が残れば、どの様式が実務に合っていないかが見えます。書類そのものを減らす・統合する判断につながります。
この流れは、月次報告に限らず、行政への申請書類、取引先への提出様式、会議の議事メモなど、毎回同一の様式で作成している書類の全般に応用できます。
使用する道具の例：ChatGPT / Claude
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