業務改善の型としてのご提案です。導入実績・成果保証を示すものではありません。
THE CHALLENGE
どこで、仕事が止まるのか。
手順が担当者の記憶にある
どのファイルを開き、何を転記し、どう突合するかが、担当者の記憶に依存しています。
件数の増加で締めが遅延する
処理量に比例して作業時間が伸び、月末に集中します。
担当者が休暇を取りにくい
同一の作業ができる人員がいないため、締めの時期に休暇を取得しにくくなります。
数値を作成する作業に時間を要するほど、数値を確認して検討する時間が失われます。
HOW IT WORKS
解決の流れ：手順を明文化し、定例を自動化する
手順を一度、書き出す
開くファイル、転記する項目、突合の方法。記憶にある手順を文書化します。
毎月同一の工程のみ自動化する
判断を伴わない集計から移行します。例外の多い工程は、意図的に人へ残します。
差分と例外を優先して表示する
前月との差分と、想定から外れた数値を先に提示します。確認の順序が変わります。
人が例外を処理して締める
判断を要するもののみを人が確認し、締めます。
人が判断するところ前倒しの効果を測定する
実際に何日短縮できたかを確認します。効果の出ない工程は、継続しません。
仕事は、こう変わる。
毎月同一の手順で表計算へ集計し、件数の増加とともに締めが後ろ倒しになっていました。
定例の集計は自動で処理され、人は差分と例外のみを確認して締める運用が見込めます。
例外の処理と最終確認は、従来どおり担当者が行います。仕組みが引き受けるのは、毎月変わらない手順の部分のみです。
判断を、次の基準へ。
例外処理として人が判断した仕訳は、次回からの分類ルールになります。月を重ねるほど、判断が要る項目だけが手元に残る形にします。
残ったデータを、経営の判断へ。
締めが数日早まれば、その月の数字を、その月のうちに手を打つ材料として使えます。四半期が終わってから気づく、という状態から抜けられます。
この流れは、月次の集計に限らず、日次の実績集計、四半期の資料作成、年次の棚卸しなど、決まった手順を決まった周期で繰り返している作業の全般に応用できます。
使用する道具の例：ChatGPT / Claude と、表計算・基幹システムの連携
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